Jak przygotować gospodarstwo na kontrolę ARiMR? to pytanie, które staje się coraz bardziej aktualne dla każdego rolnika planującego wnioskowanie o środki unijne i krajowe. Odpowiednie przygotowanie może zadecydować o pomyślnym przejściu inspekcji oraz o zachowaniu płynności finansowej i zgodności z przepisami.

Znaczenie prawidłowego przygotowania gospodarstwa

Każda kontrola ARiMR ma na celu weryfikację zgodności prowadzonej działalności z obowiązującymi przepisami oraz zasadami przyznawania płatności. W drodze inspekcji sprawdzane są takie elementy jak dokumentacja księgowa, prowadzenie ewidencji środków trwałych, przestrzeganie wymogów dotyczących dobrostanu zwierząt czy planów nawożenia. Zaniedbanie nawet jednego obszaru może skutkować obniżeniem lub zatrzymaniem wypłat środków, co dla wielu gospodarstw oznacza poważne konsekwencje finansowe.

Przygotowanie wymaga systematyczności oraz znajomości aktualnych wytycznych ARiMR. Kontrolerzy coraz częściej zwracają uwagę na przestrzeganie zasad zrównoważonego rolnictwa, ochrony środowiska czy racjonalnego gospodarowania zasobami wodnymi i glebowymi. Stąd kluczowe staje się wdrożenie rozwiązań i procedur wspierających codzienną pracę.

Kompleksowa dokumentacja i ewidencja

Pierwszym krokiem w przygotowaniu jest skompletowanie i uporządkowanie całej dokumentacji. Kontrola ARiMR obejmuje m.in.:

• Ewidencję środków trwałych wraz z datami zakupu, amortyzacji i zmianami wartości.
• Dokumenty magazynowe dotyczące nawozów, środków ochrony roślin oraz pasz.
• Rejestr zabiegów ochrony roślin z datami aplikacji, dawkami i warunkami atmosferycznymi.
• Plany nawożenia i płodozmianu – zgodność z normami azotowymi i zastosowanymi dawkami.
• Dowody zakupu i sprzedaży płodów rolnych oraz zwierząt hodowlanych.

Ważne jest, aby wszystkie dokumenty były dostępne w formie czytelnej, najlepiej posegregowane według lat i typów operacji. Kontrolerzy zwracają uwagę na spójność danych, więc wszelkie rozbieżności muszą być wyjaśnione i udokumentowane.

Organizacja gospodarstwa w duchu kontroli

Wprowadzenie przejrzystych procedur wewnętrznych pomaga nie tylko w trakcie samej inspekcji, ale także w codziennej pracy i planowaniu strategicznym. Oto kilka rekomendacji:

• Stworzenie regulaminu operacyjnego definiującego podział obowiązków między członkami załogi.
• Regularne szkolenia personelu w zakresie zasad ARiMR oraz zmieniających się wytycznych.
• Zewnętrzne audyty wewnętrzne co najmniej raz w roku – pozwalają zidentyfikować luki zanim zrobi to kontroler.
• Wykorzystanie systemów GIS i GPS do dokumentowania wykonywanych zabiegów agrotechnicznych.
• Przechowywanie dokumentów elektronicznych w chmurze z odpowiednimi kopiami zapasowymi.

Warto także wprowadzić tablice informacyjne i oznakowania na terenie gospodarstwa, wskazujące strefy upraw, miejsca składowania substancji chemicznych oraz obiekty inwentarskie. Czytelne oznakowanie przyspiesza pracę kontrolerów i ogranicza nieporozumienia.

Zapewnienie dobrostanu zwierząt i ochrony środowiska

ARiMR coraz częściej zwraca uwagę na zachowanie wysokiego poziomu dobrostanu zwierząt oraz wdrożenie praktyk rolnictwa przyjaznego środowisku. Podczas kontroli mogą być sprawdzane:

• Warunki utrzymania zwierząt – powierzchnia, wentylacja, oświetlenie i dostęp do paszy oraz wody.
• Rejestry weterynaryjne potwierdzające regularne badania i szczepienia.
• Plan gospodarowania nawozami organicznymi oraz gnojowicą.
• Erozja gleb oraz środki zapobiegawcze (np. zalesienia brzegów cieków).
• Segregacja odpadów i gospodarowanie opakowaniami po środkach ochrony roślin.

Stosowanie dobrej praktyki, jak budowa stref buforowych przy ciekach wodnych czy instalacja separatorów gnojowicy, wpływa na obniżenie ryzyka sankcji. Dodatkowo podkreśla się znaczenie utrzymania różnorodności biologicznej oraz ochrony siedlisk przyrodniczych.

Współpraca z doradcami i biurami rachunkowymi

Nie każdy rolnik musi znać wszystkie detale formalne i księgowe. Dlatego warto nawiązać stałą współpracę z wykwalifikowanym doradcą rolnym oraz biurem rachunkowym. Do ich obowiązków może należeć:

• Aktualizowanie przepisów ARiMR i przekazywanie informacji o zmianach dot. płatności.
• Przygotowywanie pakietów dokumentów do wniosków i kontrolerów.
• Weryfikacja zgodności planów produkcyjnych z wymaganiami programów rolnośrodowiskowych.
• Rekomendowanie obszarów do inwestycji, np. na modernizację budynków inwentarskich czy systemów nawadniania.

Dzięki wsparciu ekspertów można uniknąć typowych błędów proceduralnych oraz rozliczeniowych, które często prowadzą do obniżenia wysokości płatności lub ich wstrzymania.

Plan działania na dzień kontroli

Ostatni etap to opracowanie scenariusza inspekcji. Każdy pracownik powinien wiedzieć, kto odpowiada za:

• Prezentację dokumentacji i wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności.
• Prowadzenie inspektorów po gospodarstwie i wskazanie kluczowych obiektów.
• Szybką reakcję na pytania dotyczące procedur BHP, PUL czy planów ochrony przyrody.
• Kontakt telefoniczny z doradcą w razie wątpliwości.

Warto również przeprowadzić próbne odwiedziny wewnętrzne, aby oswoić zespół z przebiegiem kontroli i zredukować stres. Podczas inspekcji priorytetem jest transparentność i otwarty dialog – ukrywanie informacji lub utrudnianie dostępu do dokumentów zawsze źle wpływa na ocenę.